¿Qué son las cuentas por cobrar y cuál es su importancia?

¿Qué son las cuentas por cobrar y cuál es su importancia?

¿Qué importancia tienen las cuentas por cobrar en una empresa?, ¿Cómo se miden estas cuentas? Es posible que no conozcas este importante concepto contable, pero tranquilo, aquí te explicamos más acerca de él y sobre ¿qué son las cuentas por cobrar y cuál es su importancia?.

 

¿Qué son las cuentas por cobrar y cuál es su importancia?
 

Cuentas por cobrar: ¿Qué son?

Es uno de los activos más importantes, ya que es el activo más líquido después del efectivo en una entidad de carácter económico. Las cuentas por cobrar representan venta o prestación de algún bien o servicio que se recuperará en dinero en sumas parciales.

Puede originarse de diferentes maneras, pero en todas las empresas o entidades económicas crea un derecho en el que le exige al tercero el pago de la misma. En caso contrario la empresa tiene derecho a recuperar lo vendido a crédito.

Las cuentas por cobrar equivalen a derechos exigibles que se originan por ventas, servicios prestados, otorgamientos de préstamos o cualquier otro concepto análogo. A nivel general anterior suelen incluirse documentos por cobrar a clientes representando derechos exigibles, que han sido documentados con letras de cambio o pagarés.

 

Importancia de las cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar son de suma importancia, ya que te ayudan a obtener un orden no solo de la cantidad de dinero que tienes disponible, sino también saber quiénes te deben dinero. De ese modo puedes organizar las cobranzas o no venderle a ningún otro cliente que tenga un mal historial de pagos. 
 

Se puede decir que hay varios consejos para mantener una cuenta por cobrar óptima entre los que podemos mencionar: 
 

  • Incentivar a los clientes con descuentos si pagan en un plazo más corto. 
  • Aplicar una penalidad a los clientes que duren el doble de tiempo para pagar el monto del producto. 
  • Utilizar el término “Factoring”, que no es más que utilizar documentos comerciales como garantía en el caso que no tenga para pagar o se retrase por mucho tiempo. 
  • No olvidar Cobrar, con que entrenes a una persona a realizar acciones de cobranza es suficiente para mantener tu negocio en buenas condiciones económicas.
     

¿Cómo optimizar los sistemas de cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar representan una venta o préstamo de algún bien o servicio a una persona o empresa que se ira recuperándose de manera parcial. Como se hace para optimizar estos sistemas y realizar un proceso adecuado? Bueno se puede clasificar desde lo más básico o lo más imprescindible.
 

  • Obtener los datos de tus clientes correctos, ya que al tener un error puede retrasar el pago o el cobro del servicio.  
  • Constituye sistemas de cobranzas de última generación, a través de la tecnología porque brinda de manera sencilla y rápida toda la información personal necesaria de los clientes. 
  • Ser organizados cuando se reciba dinero por parte de los clientes para evitar conflictos. 

Clasificación cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar se clasifican dependiendo de su origen: a cargo de clientes, a cargo de compañías afiliadas, empleados, y demás, de forma separada de los provenientes de ventas y servicios de los que sean otro origen.

Los derechos exigibles por dichos conceptos que conforman el capital de trabajo, son los que disponen de vencimientos a corto plazo y su cobro es al finalizar un año o el ciclo financiero a corto plazo de la entidad, si es mayor a 1 año. En definitiva las cuentas por cobrar significan aplicaciones de recursos de la empresa los que se convertirán en dinero efectivo al final del ciclo financiero a corto plazo.

Cuentas por cobrar capital de trabajo

Las cuentas por cobrar son uno de los conceptos más importantes del activo circulante. Su importancia radica en forma directa con el giro del negocio y la competencia. Un ejemplo son las tiendas de autoservicio, en dicho caso no representan importancia ya que la venta en este giro de negocios es al contado. En el caso de tiendas departamentales, la importancia dependerá de la orientación de la administración respecto a las operaciones del negocio.

Existen casos de operaciones de contado, otros se da al contado y crédito y en otros negocios la venta principal es a crédito. En los casos que no exista competencia, la inversión en cuentas por cobrar dentro del capital de trabajo no suele ser importante. En ciertos giros, en productos perecederos, aunque exista una alta competencia las operaciones son de contado, como: la leche, pan, legumbres y productos relacionados con alimentos de la canasta básica.

En la empresa la inversión en cuentas por cobrar representa una inversión por demás importante. Existen ciertas medidas para conocer la inversión en cuentas por cobrar, a partir de la relación de la inversión al capital de trabajo y al activo circulante, obteniendo mediante pruebas de liquidez:

Cuentas por cobrar a activo circulante

  • Cuentas por cobrar netas = 6,150 = 68.2%
  • Capital de trabajo 9,014

El resultado de 68.2% es representativo de la dependencia que el capital de trabajo tiene en la inversión de cuentas por cobrar y en la influencia de las cuentas por cobrar en la estructura financiera del capital de trabajo.

Otro ejemplo:

  • Cuentas por cobrar netas = 6,150 = 39.4%
  • Activo circulante =15,620

El resultado de 39.4% representa la importancia que la inversión en cuentas por cobrar tiene sobre el total de la inversión del activo circulante.

Trato especial cuentas por cobrar

Este tipo de cuentas requieren de un trato especial por las siguientes razones:

  • Representan dinero a corto, mediano y largo plazo.
  • Parte de la liquidez de la empresa se ve representada en ella.
  • Es cambiante, lo cual quiere decir, que se encuentra en constante movimiento y necesita de revisiones y análisis.

Ejemplos de contabilización de cuenta a cobrar

Primer ejemplo:Cuando se conceden mercancías o servicios, el vendedor debe crear una entrada en el programa de contabilidad. Por ejemplo, si vendió mercancía al cliente XY por $100, entonces debe relacionarlo:
 

 
Ahora bien, cuando el cliente XY pagó su deuda, se debe registrar la cancelación de esta cuenta por cobrar.
 

Diferencia entre Cuentas por Cobrar y Documentos por Cobrar

Es importante conocer la diferencia entre Cuentas por Cobrar y Documentos por Cobrar, ya que los documentos por cobrar se enmarcan dentro de un marco legal (están amparados legalmente). Los documentos por cobrar más utilizados son el pagaré y las letras de cambio.
 
En conclusión, cada empresa puede optar por usar cuentas por cobrar o documentos por cobrar.
 
Segundo ejemplo:
 
Antes de darte a conocer el ejemplo, debes saber que dependiendo del período de tiempo con el que sebe liquidar el derecho de cobro, estas se pueden clasificar como cuentas a cobrar:
  • A corto plazo (menos de 12 meses) 
  • A largo plazo (más de 12 meses), las cuales deben reclasificarse al finalizar el período económico como cuentas a cobrar a corto plazo, si el crédito vence en los próximos 12 meses.
 
Ahora bien, supongamos que una empresa ha vendido mercancías por valor de 500.000 pesos a la empresa Y; además para simplificar que la venta esté libre de IVA y que la empresa Y emite un efecto comercial pagadero a 90 días, se tiene:
 
DEBE (donde registro los aumentos de activo y en las cuentas de gasto, las disminuciones de pasivo, patrimonio neto y en las cuentas de ingreso)
 
HABER (donde registro aumentos de pasivo, patrimonio neto y en las cuentas de ingreso, así como disminuciones de activo y de cuentas de gasto)
 
430: clientes $500.000
 
701 Venta de mercaderías $500.000
 
431 Clientes, efectos comerciales a cobrar $500.000
 
430 Clientes $500.000
 
En este ejemplo, se sigue el siguiente proceso:
1.    Se debe hacer un apunte contable en el haber con la cuenta de venta de las mercancías por $500.000 y el otro apunte debe ir en el “debe” de la cuenta de los clientes.
2.    Como esta cuenta de cobro se liquidará a 90 días de plazo, se debe realizar otro asiento en el que se cancelaría la cuenta de clientes contra la cuenta de clientes, efectos comerciales a cobrar.
 
De esta forma, la empresa estaría financiando la compra de la mercancía a la empresa Y, habiéndole concedido un crédito comercial durante 90 días.

Cuentas por cobrar: Tipos

Las cuentas por cobrar se pueden clasificar en dos tipos:

  • Corto plazo: Son aquellas que requieren de disponibilidad inmediata dentro de un plazo que no debe ser mayor a un año. Este tipo de cuentas se deben presentar en el Estado de Situación Financiera como activo corriente.
  • Largo Plazo: Su disponibilidad es a más de un año. Este tipo de cuentas se deben presentar fuera del activo no corriente.

Cuentas por cobrar: Medición

La medición de las cuentas por cobrar se realizará de la siguiente forma:

  • Las cuentas por cobrar se medirán al costo histórico.
  • Las cuentas por cobrar se registran por el valor expresado en la factura o documento de cobro equivalente.
  • Cuando no se tenga certeza de poder recuperar una cuenta por cobrar, debe establecerse una cuenta que muestre el deterioro (provisión) que disminuya las respectivas cuentas por cobrar. 
  • La microempresa debe efectuar la causación de los intereses pendientes de cobro, registrándolos en el estado de resultados y afectando la respectiva cuenta por cobrar por intereses.

 

Perfil profesional necesario para ejercer funciones en el departamento de cobranza

Como hemos visto, el manejo de las cuentas por cobrar en una empresa es una parte fundamental del control financiero de la organización. Es por esto que los profesionales que quieran formar parte de este departamento, o realizar esta función dentro del equipo de gestión financiera, deben llenar los siguientes requisitos: 
 

  • Licenciado en Contaduría pública o administración de empresas.  
  • Ser bilingüe (preferiblemente inglés-español).
  • Manejar  perfectamente  Microsoft Office – Excel avanzado –Base de Datos. 
  • Saber administrar y registrar gastos generales, reembolsos de gastos a empleados y conciliaciones bancarias. 
  • Asegurar la precisión de las cifras y el cumplimiento legal  de los impuestos vigente. 
  • Registrar los gastos bancarios. 
  • Controlar cuentas de gastos previamente asignadas.

Visto lo mencionado sobre cuentas por cobrar, ¿qué importancia consideras que tienen las cuentas por cobrar en tu empresa o negocio? Déjanos tu opinión.

  1. #2
    07/03/20 16:32

    cuando se hace un préstamo se habla de cuenta de cobro?

  2. #1
    13/02/20 14:59

    Gracias por permitirme entrar en su valiosa página que es de mucha instrucción para mi aréa de trabajo, mi consulta es: cuando registro mis cuentas por cobrar por cualquier venta de credito mi contrapartida cual es Inventario o Ventas.