Facturación electrónica 2021: plazos y obligados

Facturación electrónica 2021: plazos y obligados

La DIAN estableció sobre la Facturación electrónica 2021: plazos y obligados que deben cumplir con condiciones, requisitos y obligaciones que deben cumplir para no sufrir sanciones en caso que no lo hicieran. En el siguiente post detallamos información acerca de la facturación electrónica para el 2021. 

Facturación electrónica 2021: plazos y obligados

 

¿Qué es la Factura Electrónica?


La factura electrónica es una factura emitida electrónicamente que tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, además de expedirse y recibirse en formato electrónico. La facturación electrónica permite transacciones de venta de bienes y/o servicios. 
 
 

Factura electrónica: Características


Las características de la factura electrónica son las siguientes: 
 
  • Se basa en el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN. 
  • La numeración consecutiva está autorizada por la DIAN cumpliendo los requisitos del 617 ET, discriminando el impuesto al consumo si correspondiera. 
  • Incluye firma digital o electrónica para garantizar autenticidad e integridad.
  • Incluye el Código Único de Factura Electrónica (CUFE).
 

Obligados a expedir factura electrónica


Desde 2021 están obligados a expedir la factura electrónica con validación previa:
  • Responsables del IVA
  • Responsables del impuesto nacional al consumo
  • Personas o entidades comerciantes, con profesiones liberales o presten servicios relacionados y enajenen bienes producto de actividades agrícolas o ganaderas, sin importar que sean contribuyentes o no de impuestos administrados por la Dian.
  • Tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del IVA *
  • Contribuyentes del SIMPLE.
  • No obligados a expedir factura electrónica, que opten por hacerlo voluntariamente.

*El artículo 2 de la Resolución 000020 de 2019 establecía inicialmente los sujetos obligados a facturar electrónicamente. Si bien en ese listado de obligados no figuraban los tipógrafos y litógrafos.

 

Requisitos de la factura electrónica


La Resolución 000030 de 2019, en su artículo 2, sobre la validez de la factura electrónica estaba ligada a cumplir con un total de 16 requisitos, debiendo ser validados por el facturador electrónico antes de su entrega al adquiriente. Entre los requisitos figuraban:
 
1) Denominación expresa como factura electrónica de venta
 
2) Apellido y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quién presta el servicio
 
3) Apellido y nombre o razón social y NIT del adquirente o tipo y número de DNI si no están inscriptos en el RUT
 
4) Sistema de numeración consecutivas de facturas de ventas, número de autorización, rango y vigencia acreditada por la DIAN
 
5) Fecha y hora de generación
 
6) Fecha y hora de expedición correspondiendo a la validación siendo fijada por DIAN
 
7) Cantidad y descripción de los bienes vendidos o servicios prestados y un código de identificación
 
8) Valor total de la operación
 
9) Forma de pago, indicar si es de contado o a crédito e indicar el plazo
 
10) Medio de pago
 
11) Calidad del retenedor del IVA
 
12) Discriminación del IVA y la tarifa correspondiente
 
13)  Discriminación del Impuesto Nacional al Consumo (INC), y su tarifa
 
14) Firma digital o electrónica del facturador bajo las normas de DIAN
 
15) Código CUFE según DIAN
 
16) Código QR cuando sea una representación gráfica, digital o impresa.
 
 
Más allá del anterior listado mencionado, el nuevo proyecto de resolución establece que ahora la factura electrónica se expediría cumpliendo 20 requisitos:
 
  • Apellido y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
  • Apellido y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios.
  • Registrar apellido y nombre y número de identificación del adquiriente de los bienes o servicios, para el caso en que el adquiriente no suministre la información anterior.
  • Registrar la frase “adquiriente final” y el número 2.22.222.222 si el adquiriente de bienes y servicios no suministre el NIT ni su número de identificación.
  • Registrar la dirección de ubicación del establecimiento de comercio dónde sea la entrega del bien, cuando el adquiriente aporte el número de identificación o registre el número anteriormente señalado.
  • Adjuntar documento electrónico de validación generado por la Dian.
  • Contenido del anexo técnico de la factura electrónica para la generación, trasmisión, validación, expedición y recepción.

 

Requisitos de la factura de venta de talonario o de papel


Además de los requisitos del artículo 617 del ET, el proyecto de resolución establece quela factura de venta de talonario o papel requeriría de ciertos requisitos:
 
  • Forma de pago, es decir, si es de contado o a crédito, para lo cual deberá indicarse el plazo.
  • Medio de pago, es decir, si se trata de efectivo, tarjeta crédito o débito, o transferencia electrónica.
  • Discriminación del IVA, INC y el INC de bolsas plásticas, con su correspondiente tarifa aplicable a los bienes o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos.

 

¿Como hacer la entrega de la factura electrónica a cliente?

El artículo 29 de la Resolución 000042 de 2020 señala que se entenderá cumplido el deber de expedir la factura electrónica cuando la misma sea entregada al adquiriente a través de alguno de los siguientes medios:
 

Adquirientes facturadores electrónicos


Cuando se trate de adquirientes facturadores electrónicos, la expedición se entenderá efectuada con la entrega al adquiriente de la factura electrónica, junto con el documento electrónico de validación, los cuales se deberán incluir en el contenedor electrónico con el cumplimiento de los requisitos.

El adquiriente facturador electrónico podrá recibir la entrega de la factura electrónica y su validación, así:
 
  • Por correo electrónico a la dirección electrónica suministrada por el adquiriente en el procedimiento de habilitación como facturador electrónico, que podrá ser consultada en el servicio informático electrónico de validación previa de la Dian.
  • Por trasmisión electrónica en dispositivos entre el servicios del facturador y el adquiriente, siempre y cuando exista un acuerdo entre las partes.
 

Adquirientes no facturadores electrónicos


Cuando el adquiriente no sea facturador electrónico, será este quien autorice el medio por el cual se realizará la entrega de la factura electrónica, así:
 
  • Por correo electrónico a la dirección electrónica suministrada por el adquiriente al facturador electrónico, en formato digital de representación gráfica.
  • Por correo electrónico a la dirección electrónica suministrada por el adquiriente al facturador electrónico, en formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contenga la marca “Documento validado por la Dian”.
  • Impresión de la representación gráfica.
  • Por envío electrónico entre el servidor del facturador electrónico y el servidor del adquiriente, en el formato digital de representación gráfica o en el formato de generación, siempre que haya un acuerdo entre las partes.
  • Si el adquiriente no informa el medio de recepción de la factura electrónica, la misma se deberá expedir mediante la impresión de la representación gráfica.

Es necesario precisar que, para efectos de la representación gráfica en formato digital, los facturadores electrónicos deberán utilizar formatos que sean de fácil y amplio acceso por el adquiriente, garantizando que la factura pueda ser leída, copiada, descargada e impresa, sin tener que recurrir a otras fuentes.
 
 

Calendario implementación factura electrónica


El nuevo calendario para implementar la factura electrónica, con plazos ya vencidos, es la fecha de inicio de registro y habilitación en el servicio informático de factura para los obligados según la actividad económica principal inscrita en el RUT de los grupos 1 al 10: fue a partir del 1 de Febrero de 2020.
 
La fecha máxima para comenzar a expedir la factura electrónica se debería cumplir independientemente para cada grupo:
 
  • Grupo 1: Marzo 2
  • Grupo 2: Abril 1
  • Grupo 3: Mayo 1
  • Grupo 4: Junio 1
  • Grupo 5: Julio 1
  • Grupo 6: Agosto 4
  • Grupo 7: Septiembre 2
  • Grupo 8: Octubre 1
  • Grupo 9 y 10: Noviembre 1

Debiendo tener el código CIIU del obligado a facturar registrado en el RUT. Mientras que en el caso de los demás sujetos obligados a facturar electrónicamente que no sean de la actividad económica CIIU, el plazo para iniciar la expedición de la factura también se vería ampliado.
 
 

¿Cómo se genera una factura electrónica? 


Para generar una factura electrónica se lo debe hacer mediante una solución de facturación electrónica dispuesta por el responsable de facturar. También se lo puede hacer a través de los servicios de un proveedor tecnológico, según la Normatividad: Decreto 2241 de 2015, compilado por el Decreto 1625 de 2016. 
 
Las parte que intervienen en una factura electrónica son: 
 
  • Facturador electrónico 
  • Adquirente
  • Proveedor tecnológico
 

¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente? 


Los obligados a facturar electrónicamente son los obligados a facturar seleccionados por la DIAN a partir de una resolución de carácter general. Además, también están quienes deciden facturar electrónicamente de manera voluntaria. De acuerdo al parágrafo tr.
 
Existen los obligados a facturar que son seleccionados por la DIAN a partir de una resolución de carácter general; además deben facturar aquellos que voluntariamente decidan facturar electrónicamente. Según el párrafo transitorio segundo de la Ley 1819 de 2016, definen a los obligados a declarar y pagar IVA y el impuesto al consumo deben expedir factura electrónica desde el 1 de Enero de 2019.
 
 

Factura electrónica: ¿Cuáles son los plazos? 

Los plazos para la facturación electrónica son los siguientes: 

  • Para los sujetos seleccionados por la DIAN: Se definen las fechas a través de las resoluciones expedidas por la DIAN, la cual no podrá ser inferior a 3 meses, luego de publicarse en el Diario Oficial. Dicho lo anterior, sin perjuicio del plazo adicional de 3 meses establecido por el artículo 684-2 del Estatuto Tributario que la DIAN obligue a emitir factura electrónica; un facturador que fuera seleccionado por la DIAN para comenzar a facturar electrónicamente, tiene un plazo mínimo de 6 meses.
  • Sujetos que eligen voluntariamente facturar: Luego de informar su voluntad, dispondrán de 3 meses para realizar pruebas de habilitación del software de facturación en el servicio dispuesto por la DIAN. Luego de 3 meses si no habilitaron la facturación electrónica, podrán volver a intentar sin importar la cantidad de veces hasta hacerlo. Si lo lograron, en los siguientes 3 meses, la DIAN emitirá resolución de habilitación informando la fecha desde la que quedan obligados a facturar electrónicamente.
 
Algo a tomar en cuenta es que, desde la fecha indicada para facturar electrónicamente están obligados a facturar; aunque la DIAN no podrá exigir dicho sistema de control hasta 3 meses después de la fecha de obligatoriedad para emitir factura.
 
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