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Factura electrónica: obligados, requisitos y presentación en línea

¿Tienes la obligación de usar la factura electrónica? ¿Sabes cómo funciona? En este post responderemos a estas preguntas y podrás también conocer, la importancia de la facturación electrónica, los principales beneficios de utilizarla, los requisitos y cómo se puede generar.

 

Factura electrónica: obligados, requisitos y presentación en línea
 
 

Factura electrónica: ¿Qué es?

La factura electrónica es igual que una factura física, ya que es un documento que se encarga de soportar las transacciones de venta de bienes o servicios y para efectos legales, es igual a una factura en papel. Tiene como característica especial, que se expide y recibe de forma electrónica.

A nivel operativo, esta se genera a través de sistemas computacionales o soluciones informáticas.

Es muy importante destacar que el proceso de expedición de la factura electrónica, incluye a quien está obligado a facturar y se encarga de su generación y el adquiriente del bien o servicio que la recibe.

 

Factura electrónica: Características

Las principales características de la facturación electrónica son:

  • Hace uso de un formato de electrónico de generación XML que está estandarizado por la DIAN.
  • Cuenta con una numeración de carácter consecutivo autorizada por la DIAN.
  • Se encarga de discriminar el impuesto al consumo de acuerdo a lo establecido en el artículo 617 del Estatuto Tributario, referente a los requisitos de la factura de venta.
  • La autenticidad e integridad de la factura electrónica se garantiza mediante la firma digital o electrónica, acorde con las políticas establecidas por la DIAN.
  • Está incluido en esta, el  Código Único de Factura Electrónica CUFE.

 

Factura electrónica: Obligados

De acuerdo a lo establecido en la Resolución 000020 de 2019 la DIAN establece que los obligados a facturar se denominarán facturadores electrónicos, es decir, para aquellas personas que expiden facturas electrónicas de venta, así como notas de débito y crédito.

Dentro de los sujetos obligados a facturar de acuerdo a la Resolución 000020 de 2019 se encuentran:

  • Sujetos responsables del IVA.
  • Sujetos responsables del Impuesto Nacional de Consumo.
  • Personas o entidades con calidad de comerciante, que ejerzan liberales o presten servicios inherente a estas, así como aquellas que enajenen bienes producto de actividades relacionadas con agricultura o ganadería, independientemente de su calidad como contribuyente o no contribuyente de los impuestos administrados por la DIAN. De este grupo se exceptúan los no obligados a expedir factura electrónica.
  • Sujetos que optaron por expedir factura electrónica de manera voluntaria.
  • Contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación (SIMPLE)

De acuerdo a esta clasificación los plazos establecidos para los obligados a expedir factura electrónica se clasifican según su actividad económica principal.

 

Factura electrónica: Requisitos

La DIAN estableció los siguientes requisitos para implementar el sistema de facturación electrónica:

  • Tramitar en la DIAN la habilitación como facturador electrónico.
  • Tener un software para facturar electrónicamente, este puede ser propio o contratando los servicios de un proveedor tecnológico.
  • Una vez hayas elegido el software de facturación electrónica debes realizar una fase de pruebas para constatar que el programa cumple con todos los requisitos exigidos en la Resolución 000030 de 2019.
  • Contar con un certificado de firma digital.
  • También es importante tener una solicitud de autorización de numeración, ya que cada factura electrónica debe contar con: numero de autorización, rango autorizado y vigencia de autorización.

 

Factura electrónica: Beneficios

Los principales beneficios de utilizar la factura electrónica  son:

  • Permite eliminar el riesgo de que se pierdan documentos físicos.
  • La gestión documental se realizará de forma eficiente.
  • Es amigable con el medio ambiente.
  • Se puede consultar en línea.
  • Permite facilitar las transacciones y brindarle mayor trazabilidad y seguridad a las operaciones que se realizan.
  • Favorece la gestión de cobro.
  • Permite ahorrar en los costos de impresión, despacho y almacenamiento.
  • Hace posible desarrollar de forma más rápida y eficiente los procesos administrativos, mediante la integración de procesos de carácter misional, logístico, contable, financiero y administrativo.
  • Fortalece la relación entre los clientes y los proveedores. 

 

Factura electrónica: Usuarios

A continuación se muestran las personas que deben implementar la factura electrónica:

  1. Las personas naturales o jurídicas que tienen la obligación de facturar y quienes serán seleccionadas por la DIAN para expedir factura electrónica (obligados).
  2. Las personas naturales o jurídicas que tienen la obligación de facturar y que de forma voluntaria optan por expedir factura electrónica (voluntarios).
  3. Aquellas personas que sin estar obligadas a facturar de acuerdo con el Estatuto Tributario y/o decretos reglamentarios, optan por expedir factura electrónica. (Voluntarios).

 

Factura electrónica: ¿Cómo se puede generar una factura electrónica?

Para generar una factura electrónica existen dos formas de acuerdo a la Resolución 000030 de 2019 y estas son:

  • Generar un mecanismo propio que siga las orientaciones  expedidas por la DIAN.
  • Utilizar los servicios de un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN.  

Para ambos casos se debe elegir un  software que se encargue de incorporar el formato XML, el CUFE (Código Único de Facturación Electrónica), el Código QR y la validación previa.

 

Factura electrónica: Facturación en línea

Para realizar tu facturación en línea, cuentas con la posibilidad de utilizar un proveedor tecnológico que ponga a tu servicio una plataforma que sea fácil de usar, práctica y económica a la vez, para crear la facturación electrónica.

El proveedor deberá guiarte a lo largo del proceso, evitando que debas preocuparte sobre cómo llevar a cabo esta tarea, y podrá acompañarte en el proceso de resolver tus dudas, hasta garantizar que la facturación electrónica se emita de forma adecuada. 
Por otra parte es importante tener presente que para evitar inconvenientes futuros debes iniciar el proceso de facturación electrónica durante los primeros 3 meses desde que registre el Software de facturación ante la DIAN.

 En resumen, La Factura Electrónica es un documento digital que se emplea para registrar operaciones de compra y venta de bienes y servicios  de grandes, medianas y pequeñas empresas. Por lo que conocer sobre cuáles son los requisitos y quienes están obligados a implementar el uso de la factura electrónica  permitirá al usuario estar en la vanguardia de las nuevas exigencias legales que implementa el sistema Colombiano para la expedición de la factura de compra y venta.
 

 

¿Te ha resultado útil este post la factura electrónica? Cuéntanos tu opinión.

 

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  1. en respuesta a Annyangel
    - Ver mensaje
    #8
    Paulo M

    si, tienes que facturar electronicamente

  2. #6
    Ademad

    Buenas tardes.
    Pertenezco a una asociación musica y danza, sin animo de lucro y exenta de iva. Nos han llamado para colaborar en un acto cultural con un ayuntamiento y les tenemos que emitir una factura electrónica. La asociación no tiene certificado electrónico.¿de que manera se puede emitir la factura?.

    Muchas gracias.

  3. #5
    Indira Duncan

    Gracias por el artìculo.

  4. #4
    Robertose

    interesante el articulo, muchas gracias

  5. #3
    Fazuero

    Soy una persona natural que está en el régimen común del IVA,y por lo tanto obligado a facturar. Según la Ley 1819, quienes están obligados a facturar electrónicamente son los contribuyentes obligados a declarar el IVA y el Impuesto al consumo son los obligados a expedir factura electrónica a partir del 1 de Enero de 2019. Como yo no soy responsable del impuesto al consumo, debo entender entonces que no estoy obligado a facturar electrónicamente. ¿Estoy en lo correcto?

  6. #2
    Annyangel

    Buenas Tardes:
    Estoy asesorando una empresa de servicios es Regimen comun, es obligado a declarar iva, y las facturas mensuales son maximo 5 o 6. No es responsable al impoconsumo.
    mi pregunta ¿ Estamos obligados a expedir Factura Electrónica?
    Gracias.

  7. #1
    Jehoa

    Muchas gracias, muy bueno el artículo.


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